Xây dựng một đội ngũ chủ động  là thách thức đối với nhiều lãnh đạo. Và đây là cách để biến cuộc họp căng thẳng thành buổi điều phối chất lượng.

Nỗi đau của lãnh đạo khi không có đội nhóm chủ động

Đa số lãnh đạo đều có một trăn trở về câu hỏi: “tại sao cuộc họp nhân sự chỉ nghe?” Rốt cuộc họ đang lo sợ, hay thật sự không có bất kỳ ý kiến nào cho sự phát triển trong mục tiêu chung?

Lãnh đạo mong muốn lắng nghe, chia sẻ ý kiến và đóng góp sáng tạo từ nhân sự, từ một đội nhóm chủ động. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng nhiều cuộc họp vẫn bị chi phối bởi những người lãnh đạo, trong khi các thành viên khác thường chỉ lắng nghe, thụ động chờ đợi hướng dẫn.

Nỗi đau lớn nhất trong việc tổ chức các cuộc họp là sự thiếu hụt tương tác và sáng tạo từ phía đội ngũ nhân viên. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả chung của cuộc họp mà còn làm giảm tinh thần làm việc của toàn đội.

|Tham khảo: Tư vấn cách để điều phối cuộc họp sôi nổi, chất lượng

70% lãnh đạo phát biểu, chỉ đạo, quyết định

Một nghiên cứu cho thấy rằng có đến 70% thời gian trong mỗi cuộc họp thuộc về các lãnh đạo, họ là những người chủ động phát biểu, đưa ra chỉ thị và quyết định. Điều này mang lại sự thuận lợi trong việc truyền đạt thông tin nhưng đồng thời cũng tạo ra một rào cản lớn.

Ở vị trí lãnh đạo, vì lý đo chuyên môn và vai trò người đứng đầu, khi thấy nhân sự không ý kiến đóng góp, họ sẽ nói luôn suy nghĩ và quyết định của mình. Thay vì tìm phương pháp để đội nhóm chủ động “lên tiếng” thì nhà lãnh đạo chọn nói luôn cho xong cuộc họp và về lâu dài, đây là nỗi đau lớn.

Ở vị trí đội nhóm, khi lãnh đạo chiếm ưu thế trong giao tiếp, họ vô tình hạn chế cơ hội cho các thành viên khác bày tỏ quan điểm của mình. Những người ở vị trí thấp hơn thường cảm thấy áp lực và không dám lên tiếng vì sợ bị chỉ trích hay không được lắng nghe. Kết quả là, ý tưởng mới, góc nhìn đa chiều và những phản biện có giá trị sẽ không bao giờ xuất hiện.

Thêm vào đó, khi lãnh đạo liên tục đứng ra điều hành mọi cuộc họp, họ đang vô tình xây dựng một nền văn hóa thụ động trong tổ chức. Nhân viên cảm thấy rằng họ không có quyền tham gia vào quá trình ra quyết định, khiến cho đội ngũ trở nên im lặng và thiếu sức sống.

Nhân sự chỉ lắng nghe và làm theo

Sự thụ động của nhân viên trong các cuộc họp không chỉ đơn thuần là vấn đề tâm lý mà còn liên quan đến cách mà tổ chức quản lý thông tin và giao tiếp. Khi các nhân viên chỉ được yêu cầu lắng nghe và làm theo, họ sẽ cảm thấy như mình là những người thực hiện, không phải là những người sáng tạo.

Nhiều tổ chức vẫn duy trì thói quen họp mặt kiểu “truyền thống”, trong đó một nhóm nhỏ lãnh đạo đứng ra phát biểu và đưa ra quyết định. Các thành viên còn lại chỉ có vai trò nghe chờ lệnh, điều này làm giảm động lực làm việc của họ và khiến họ cảm thấy không có giá trị trong công việc.

Nếu nhân viên không có cơ hội bày tỏ ý kiến hoặc đưa ra giải pháp, họ sẽ dần mất đi khả năng tư duy độc lập. Trong thời gian dài, điều này có thể dẫn đến sự khủng hoảng tinh thần trong đội ngũ, khi mà họ không còn cảm giác hào hứng với công việc. Một đội ngũ chủ động cần có sự tham gia tích cực từ tất cả các thành viên, không chỉ riêng lãnh đạo.

Không có sáng tạo, phản biện, góp ý

Sáng tạo và phản biện là hai yếu tố quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Nếu không có sự tham gia của các thành viên trong đội ngũ, những ý tưởng tốt có thể dễ dàng bị bỏ qua. Điều này không chỉ gây thiệt hại cho chính tổ chức mà còn làm mất đi những giá trị tiềm ẩn trong đội ngũ.

Phát triển một đội ngũ chủ động đồng nghĩa với việc khuyến khích sự sáng tạo và phản biện. Lãnh đạo cần phải tạo ra một không gian nơi mọi người đều cảm thấy tự do để lên tiếng, mà không lo sợ về phản ứng tiêu cực. Đó chính là cách mà một tổ chức có thể đổi mới và tiến xa hơn.

Sự thật, việc đội nhóm chủ động hay không phụ thuộc rất lớn vào phong cách lãnh đạo của người dẫn đầu. Lãnh đạo sẽ là người tạo ra môi trường tương tác, câu hỏi gợi mở, phong cách giao tiếp,… và ở bài viết này UDOO sẽ chia sẻ một số cách để lãnh đạo có thể áp dụng ngay vào các cuộc họp.

3 phương pháp biến buổi họp im lặng thành buổi điều phối sôi nổi, chất lượng

Dưới đây là một số gợi giúp cuộc họp team đỡ áp lực, căng thẳng mà ngược lại sẽ là cơ hội để đội nhóm ghi nhận nhau, gắn kết và làm việc hiệu quả hơn. Đây là cách nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể tự áp dụng hoặc nhờ 1 nhà điều phối để tạo nên thay đổi.

Phương pháp ‘CHECK IN’ tạo không gian cởi mở

Hãy bắt đầu bằng một số câu hỏi, tuy nhiên, trước khi bắt đầu, lãnh đạo vẫn cần check in cảm xúc vào tâm trạng của mình để không làm nhân sự căng thẳng theo nhé!

Các câu hỏi mở đầu:

• Chia sẻ về 1 điều thú vị trong tuần qua của bạn?
• Nếu cảm xúc của bạn là thời tiết, thì sẽ được dự báo như thế nào?
• Mức năng lượng của bạn hiện là mấy trên thang điểm 10?
• Mỉm cười và thả tim cho nhau

Việc thực hành những câu mở đầu này giúp tạo không gian sẵn sàng nói chuyện, đơn giản và giúp mọi người thả lòng một cách đơn giản. Đừng nghĩ nó chỉ là thủ thuật hay sự gượng gạo, nếu lãnh đọa và đội nhóm chủ động làm, không khí cả buổi họp sẽ thay đổi.

Gợi ý nhỏ: hãy dùng thẻ UDOO Power Card cho việc checkin cảm xúc và reset mức năng lượng nhé!

Heart Sharing – review công viêc/ nêu vấn đề

Hãy bắt đầu vào vấn đề chính của cuộc họp bằng hình thức heart sharing. Điều lưu ý ở phần này là người điều phối hay bất kỳ thành viên nào cũng cần ở tâm thế lắng nghe và ghi nhận, tránh làm việc riêng. Nếu có thể, hãy cho đội nhóm biết họ cần chuẩn bị phần này trước buổi họp:

• Điều bạn muốn ăn mừng, ghi nhận trong công việc tuần qua/dự án vừa rồi là gì?
• Nếu có điều có thể làm tốt hơn, và bạn đang tiếc nuối về nó thì đó là gì?
• Một cách bạn nghĩ có thể làm tốt hơn cho việc này là gì?

3 câu hỏi này sẽ giúp từng nhân sự chia sẻ rõ về tình hình công việc, tuy nhiên, sẽ không quá áp lực, hãy dùng tone giong của trái tim, của sự lắng nghe và hỗ trợ để đặt câu hỏi. Tốt hơn, bạn có thể nhờ 1 nhà điều phối giúp bạn tổ chức vài buổi ở công ty, UDOO sẽ giúp bạn điều đó!

Lên kế hoạch mới cho vấn đề/ dự án này

Những chia sẻ trước sẽ cho mọi người góc nhìn về công việc, hãy note lại những điều quan trọng. Sau đó dành thời gian để cả team cùng lên kế hoạch mới. Bắt đầu với vị trí, trách nhiệm của từng người:

• Mục tiêu chúng ta ở vấn đề/cuộc họp hôm nay là …
• Ưu tiên công việc mà bạn sẽ làm là…
• Có khó khăn nào cần được nêu ra để cùng giải quyết không…
• Lưu ý nào quan trọng khi làm việc không…

Hãy để từng nhân sự chủ động nói về việc họ sẽ làm – mức độ chủ động sẽ tăng x10. Lãnh đạo nên đưa góp ý ở phần hỗ trợ, sau khi nhân sự đã trình bày xong. Lưu ý, hãy đóng góp ý và không ra lệnh hay sắp đặt tất cả. Bạn có thể hỏi xem nhân sự có sẵn sàng và tự tin với kế hoạch bạn gợi ý thêm cho họ không nhé!

Kết thúc trong niềm tin

Phương pháp check out này có 2 điểm: tạo tâm thế sẵn sàng và niềm tin, động lực cho đội nhóm chủ động và đồng thời rà soát lại hiệu quả cuộc họp.

• Tâm thế của bạn khi làm việc này là gì? (sẵn sàng, lo lắng, hồi hộp, tự tin, phân vân, hoang mang). Hãy đón nhận tất cả, đừng để nhân sự bạn luôn nghĩ rằng câu trả lời tốt nhưng nói dối sẽ được sếp ghi nhận.
• Điều gì đã được gỡ rối, điều gì vẫn còn khó khăn trong buổi họp này của chúng ta?
• 1 điều trân trọng bạn ghi nhận được sau buổi họp

6 phương pháp nhà lãnh đạo cần biết để đồng kiến tạo cùng đội ngũ

Những phương pháp được áp dụng sẽ giúp nhà lãnh đạo đảm nhiệm được vai trò của người khai phóng trí tuệ tập thể. Đây là những phương pháp điều phối hàng đầu thế giới. Không chỉ là công cụ — chúng là cánh cửa mở ra khả năng tạo nên những cuộc đối thoại có chiều sâu, kết nối thực sự và sự đồng hành tự nguyện trong đội ngũ. Dù bạn đang điều hành một tổ chức, dẫn dắt cộng đồng hay phối hợp nhóm làm việc, những gì bạn học được sẽ giúp bạn thiết kế không gian hợp tác nơi trí tuệ tập thể được đánh thức, giải pháp được đồng kiến tạo và hành động được nuôi dưỡng từ bên trong.

World Café

Kết nối góc nhìn đa chiều để đồng kiến tạo giải pháp thực tiễn từ trí tuệ tập thể.

Open Space Technology

Giải phóng tư duy sáng tạo bằng cách trao quyền chủ động và lựa chọn cho người tham gia.

Collective Story Harvesting

Gặt hái bài học sâu sắc từ trải nghiệm thật để soi sáng chiến lược và văn hóa tổ chức

The Circle Way

Tạo không gian an toàn để mọi tiếng nói được lắng nghe và mọi kết nối trở nên chân thật.

Design for Wiser Action

Hoàn thiện kế hoạch hành động bằng cách phản biện sâu và bổ sung góc nhìn chiến lược.

Reflection Walk

Đánh thức trực giác và sáng suốt nội tâm thông qua chuyển động và suy ngẫm có chủ đích

Để lãnh đạo, nhà điều phối thực hành và sử dụng hiệu quả những phương pháp này, UDOO đã chính thức mở khóa học cao cấp 3 ngày dành cho lãnh đạo mang tên “Lãnh đạo đồng kiến tạo” 

!Tham khảo chi tiết chương trình: Lãnh đạo đồng kiến tạo

MỤC TIÊU: Giúp nhà lãnh đạo phát triển 5 năng lực cốt lõi và thạo 6 phương pháp  (trên) để khai mở tiềm năng đội ngũ thông qua trí tuệ tập thể, đồng thời xây dựng văn hóa đội nhóm gắn kết, chủ động và có khả năng tự vận hành. Dưới đây là 5 năng lực cốt lõi

1. KẾT NỐI: Tạo không gian an toàn cảm xúc
2. THẤU HIỂU: Quan sát và phản chiếu để nắm bắt gốc rễ con người
3. TRAO QUYỀN: Chuyển giao vai trò và khơi dậy động lực nội tại
4. ĐỒNG KIẾN TẠO: Dẫn dắt đối thoại, đưa trí tuệ tập thể vào giải pháp
5. PHẢN TƯ CHIẾN LƯỢC: Hệ thống hóa bài học, ra quyết định phát triển dài hạn

Hãy liên hệ UDOO để sẵn sàng bứt phá cùng đội nhóm của mình bạn nhé!

Thông tin UDOO

Hẹn lịch tư vấn: https://udoo.live/dat-lich-tu-van/

Fanpage UDOO: UDOO _nâng tầm nội lực lãnh đạo – đội nhóm

Zalo OA: https://zalo.me/1543739835512556979

Hotline: 0943398653